흔히 법적인 분쟁이 예상되거나, 당사자 간 의사를 명백히 하기 위해 내용증명을 작성합니다. 그런데 막상 작성하고 보내려고 하면 어려운데요. 이런 분들을 위해 이번에는 내용증명 작성 방법을 알아보려고 합니다.
1. 내용증명이란
1) 내용증명 의미
내용증명이란 발송인이 수취인에게 어떤 내용의 문서를 언제 발송하였다는 사실을 우편관서가 공적으로 증명해주는 우편 서비스입니다.
법적으로 보면 내용증명은 우편법 제15조 제②항, 우편법 시행규칙 제25조 제①항에 따른 우편제도인데, 등기 취급을 전제로 우체국 창구 또는 전산망을 통하여 발송인이 수취인에게 어떤 내용의 문서를 언제 발송하였다는 사실을 우체국이 증명하는 특수 취급 제도입니다.
2) 내용증명 발송 이유
내용증명제도는 개인 상호 간에 있어서 채권·채무의 이행 등 권리의무의 득실 변경에 관하여 발송되는 우편물의 문서 내용을 후일의 증거로 남길 필요가 있을 경우와 채무자에게 채무의 이행 등을 최고하기 위하여 주로 이용되는 제도입니다.
그리고 확정일자 있는 증서의 대표적인 방식으로, 채권양도 통지를 보낼 때 주로 사용됩니다.
민법 제450조에 따르면 지명 채권의 양도는 양도인이 채무자에게 통지하거나 채무자가 승인하지 아니하면 채무자 기타 제3자에게 대항하지 못하고, 이 통지나 승낙은 확정일자 있는 증서에 의하지 아니하면 채무자이외의 제3자에게 대항하지 못한다고 규정하고 있기 때문입니다.
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최근에는 주택임대차보호법 개정으로 이른바 임대차3법이라 불리는 계약갱신요구권을 행사할 때 증거보전을 목적으로 이용하는 경우도 있습니다. 임대인에게 계약갱신요구권을 행사할 때 구두로만 하는 경우 임차인이 계약갱신청구권을 행사했다는 증거가 없으므로 임대인의 변덕에 의해 계약갱신을 못하게 될 수도 있기 때문입니다.
3) 내용증명의 효력
그런데 내용증명 우편은 우편관서에서 우편발송 당시 기재한 내용과 발송일자 그 자체만을 증명해줄 뿐이고, 우편물의 내용과 그 도달에 따른 법률효과에 영향을 미치는 것은 아니므로, 내용증명우편의 발송사실만으로 우편물에 기재된 대로의 법률관계가 존재하는 것으로 확정되는 것도 아니고, 우편물에 포함된 의사표시에 따른 법률효과가 발생하는 것도 아닙니다. 물론 내용증명우편 기재대로 이행하지 아니한다고 하여 형사처벌을 받게 되는 것도 아닙니다.
참고로 반송되지 아니한 내용증명 우편물의 송달 추정 여부에 관하여 판례를 보면, "최고의 의사표시가 기재된 내용증명 우편물이 발송되고 반송되지 아니하였다면 특별한 사정이 없는 한 이는 그 무렵에 송달되었다고 볼 것이다."라고 하였습니다(대법원 2002. 7. 26. 선고 2000다25002 판결, 2000. 10. 27. 선고 2000다20052 판결).
2. 내용증명 작성 방법
1) 작성 준비를 합니다.
내용증명이라고 하여 특별한 양식이 있는 것은 아닙니다. 단, 내용증명으로 보낼 용지는 양면으로 작성하면 안 되고 물론 이면지를 사용해도 안됩니다.
보통은 내용증명을 작성할 때 컴퓨터로 작성하고 프린트를 해서 많이 문제 될 것은 없지만, 작성된 내용상 틀린 부분이 있을 때 볼펜으로 색칠하거나 화이트 등으로 지워서는 안 됩니다. 제대로 정정, 삽입, 삭제 표시를 하고(예. 두줄을 반듯하게 긋고), 그 수정된 글자 수를 적고, 그 자리에 발신인의 도장을 찍는 방법으로 해야 합니다.
따라서 아주 다급한 경우가 아니라면 컴퓨터로 다시 작성해서 프린트하는 것이 나을 수 있습니다.
2) 발신인 및 주소, 수신인 및 주소를 정확히 기재해야 합니다.
발신인 및 수신인의 성명과 주소를 기재합니다. 내용증명은 상대방에게 도달해야 의미가 있으므로 상대방의 주소를 잘못 기재하지 않도록 주의합니다.
- 단, 내용증명의 발신인이 여러 명인 경우, 내용증명 내용에는 여러명이 연명하여 작성하되 봉투에는 대표자를 지정하여 1인만을 기재합니다.
- 또한, 내용증명의 수신인이 여러명인 경우에는, 동일한 내용증명 3부를 다시 수신인의 수에 맞추어 준비합니다(예. 수신인이 2명인 경우 동일 내용증명 6부 준비). 그리고 봉투에는 각 수신자를 각기 다른 봉투에 기재하고 발신인은 동일하게 기재합니다.(예를 들어 수신인이 고길동, 둘리 라면 고길동만 기재된 봉투 하나, 둘리만 기재된 봉투 하나를 준비하면 됩니다.)
내용증명
발신인: 홍길동
주소: 서울 서초구 서초대로 11
수신인: 고길동
주소: 서울 도봉구 방학로 5
3) 내용을 육하원칙에 따라 간결하고 명확히 기재합니다.
보통 내용증명을 보낼 때는 실무상 서두에 아래와 같은 문구를 기재합니다. 그 아래에는 내용증명을 보내게 된 경위를 간단히 기재하고, 상대방에게 전달하고 싶은 내용을 명확히 기재합니다.
1. 귀사의 일익 번창하심을 기원합니다.
2. 발신인은 2021.01.01 수신인에게 1천만 원 상당의 원단을 납품하였고, 계약에 따라 2021.01.31. 계산서를 발행하여 납품한 물품대금 1천만 원을 청구했습니다. 그러나 수신인은 약속한 기한까지 물품대금을 지급하지 않았습니다.
3. 이에 발신인은 조속한 물품대금의 지급을 요청하며 이번에도 지급을 하지 않을 경우에는 법적인 조치를 고려하지 않을 수가 없습니다. 따라서 아래의 계좌번호로 2021.03.01. 까지 물품대금 1천만 원을 입금해주시기 바랍니다.
계좌번호: ○○은행 123-45-6789 예금주 홍길동
4) 하단에 내용증명을 작성한 날짜와 발신인 이름을 기재하고 발신인의 도장을 날인합니다.
2021. 1. 1.
발신인 홍길동 (인)
5) 동일한 내용의 3부를 준비합니다
우선, A4용지로 작성한 내용증명 문서를 동일하게 3부 준비합니다.
- 내용증명은 보내는 문서의 존재를 우체국이 증명해주는 것이기 때문에 본인 1부, 상대방 1부, 우체국 1부 총 3부가 필요한 것입니다.
6) 우체국에 가서 직원에게 내용증명을 전달합니다
다음은 우체국에 가서 번호표를 뽑고 대기하면 되는데, 이때 주의할 점은 우체국 직원에게 서류를 주기 전에 내용증명 문서를 봉투에 넣고 밀봉하면 안 된다는 것입니다. 왜냐하면 우체국 직원은 발신인으로부터 내용증명 문서를 받아 문서의 매수를 확인하고, 간인을 하는 등의 절차를 진행해야 하기 때문입니다.
7) 밀봉 후 다시 우체국 직원에게 전달합니다
우체국 직원으로부터 확인받은 내용증명 문서를 받으면 문서를 준비된 봉투에 넣어 밀봉하고 다시 우체국 직원에게 주면 됩니다.
- 이때 유의할 점은, 내용증명 문서 내의 당사자 기재사항과 봉투에 기재하는 당사자 기재사항이 토씨 하나 틀리지 않고 일치해야 한다는 것입니다. 예를 들어 내용증명 문서에는 대표이사 홍길동이라고 기재했는데, 봉투에는 그냥 홍길동 이라고 기재하면 안 된다는 것이지요. 확인하는 직원마다 다를 수는 있겠지만 제가 경험한 바로는 기재사항이 서로 다르면 퇴짜를 맞습니다.
4. 인터넷으로 내용증명 보내는 방법
내용증명은 우체국 사이트에서도 보낼 수 있습니다. 따라서 우체국을 방문하지 않고도 24시간 인터넷우체국을 통하여 내용증명을 신청할 수 있습니다.
인터넷을 통해 보낸 내용증명 문서는 전자서명 및 위ㆍ변조 방지 등을 통하여 원본의 무결성을 보장하며 안전하게 내용을 증명하여 3년 동안 전자문서로 보관하므로 보관기간인 3년 이내 언제든지 인터넷 상에서 내용증명 문서를 조회하거나 재증명받을 수 있습니다.
5. 마치며
위의 내용증명을 보내는 방법을 참고하시면 어렵지 않게 내용증명을 보낼 수 있을 것입니다. 내용증명을 3부 준비해야 한다는 것들을 포함한 절차적인 것들은 사실 여러 번 하다 보면 금세 익혀집니다. 사실 내용증명을 보낼 때 가장 중요한 것은 바로 내용증명의 내용입니다.
내용증명이 그 자체로 어떠한 구속력이 있는 것은 아니나, 법적 절차에 돌입하게 되면 양 당사자의 의사를 가장 잘 증명할 수 있는 것이 바로 이 내용증명이기 때문입니다.
예를 들어 채권의 성립 여부가 쟁점이 되는 사건에서, 소송에서는 채권이 없다고 주장하다가 갑자기 채권의 존재를 인정했던 내용의 내용증명이 나오게 되면 주장의 설득력을 잃게 되고 최악에는 패소할 수도 있는 것이지요.
따라서 위에서도 설명하였지만 내용증명은 해야 할 내용만 간결하고 명확히 하는 것이 핵심임을 기억해 주셨으면 합니다.
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